Ohada – L’approbation des comptes annuels : une obligation légale

Les dirigeants sociaux ont le devoir d’approuver et d’effectuer le dépôt des comptes annuels de leurs sociétés. Ces comptes annuels doivent ensuite être soumis à l’approbation des associés ou des actionnaires convoqués en assemblée.

 

Le législateur Ohada oblige au respect de cette procédure qui intervient dans les six mois de la clôture de l’exercice comptable. C’est une obligation légale, dont le non-respect expose les dirigeants à des sanctions civiles (paiement d’une amende), mais également pénales (peine de prison et interdictions).

La tenue d’une assemblée générale ordinaire

Les comptes annuels (le bilan, le compte de résultat, le tableau financier des ressources et emplois, ainsi que l’état annexé) sont présentés à l’assemblée générale ordinaire des associés, qui décide de l’approbation de ces documents. La tenue d’une assemblée générale ordinaire annuelle n’est pas une faculté pour les dirigeants de sociétés. Elle est une obligation impérative, car les dirigeants ne peuvent juger de l’opportunité de la tenue de cette assemblée. Ils ne sont pas non plus libres de faire le choix de la date à laquelle doit se tenir l’assemblée des associés.

Les délais à respecter

L’approbation des comptes doit avoir lieu obligatoirement dans les six mois de la clôture de l’exercice comptable qui intervient le 31 décembre, l’opération devant avoir lieu au plus tard le 30 juin de l’année suivante. Le 30 juin est une date limite qui s’impose aux dirigeants. Passé ce délai, la tenue d’une assemblée générale ordinaire annuelle n’intervient qu’après décision du tribunal. Mais il existe des mesures permettant de régulariser cette situation.

Les associés doivent être convoqués quinze jours au moins avant la date de réunion de l’assemblée, par lettre recommandée avec accusé de réception. C’est à ce stade de la procédure qu’ils prennent connaissance des comptes annuels, du rapport de gestion et des résolutions proposées à l’assemblée. En assemblée, la présidence est assurée par le dirigeant ou par l’associé ou l’actionnaire présent possédant le plus de parts ou d’actions. Les comptes sont adoptés par un ou plusieurs associés ou actionnaires représentant plus de la moitié des parts sociales émises par la société. Si la majorité n’est pas acquise, les associés seront une nouvelle fois convoqués et les comptes adoptés à la majorité des votes émis.

En cas de retard prévisible sur la tenue de l’assemblée, le juge intervient pour déterminer de nouveaux délais. Mais il serait souhaitable de demander cette autorisation avant toute expiration.

Les organes qui interviennent dans l’approbation des comptes

L’approbation des comptes répond à une procédure particulière qui varie selon la forme de la société et de l’existence ou non d’un commissaire aux comptes au sein de la société. Le gérant ou le conseil d’administration établit un rapport de gestion dans lequel il expose la situation de la société durant l’exercice écoulé (évolution prévisible, les perspectives, trésorerie et plan de financement). La société anonyme et la société à responsabilité limitée adressent les comptes et le rapport de gestion au commissaire aux comptes quarante-cinq jours au moins avant la date de l’assemblée générale ordinaire. Toute modification dans la présentation des états financiers, des méthodes comptables et d’évaluation doit être signalée dans le rapport de gestion ou dans celui du commissaire aux comptes. À partir de ces documents, le commissaire aux comptes établit son rapport mis à la disposition des associés avant la tenue de l’assemblée.

Les formalités requises

À l’issue de l’assemblée qui approuve les comptes annuels, un procès-verbal est dressé. La publicité des comptes arrêtés n’est pas imposée à toutes les sociétés commerciales. Seules les sociétés anonymes sont tenues de déposer les comptes au greffe du tribunal de commerce dans le mois qui suit leur approbation. En cas de refus d’approbation, une copie de la délibération de l’assemblée est déposée dans le même délai.

Signalons que le défaut d’approbation ou l’approbation irrégulière des comptes engage la responsabilité pénale des dirigeants fautifs.

 

Carmen Féviliyé

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A propos CARMEN FEVILIYE 402 Articles
Juriste d’affaires Ohada / Journaliste-Communicant/ Secrétaire Générale de l'Union de la Presse Francophone - UPF section France

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